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文件制作编码作业指导书ISO

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公司三级文件 类 别 EQD 2014-05-04 文件编号 机密等级 版本/ 次 页 次 EQD-QC-001 □机密 ■一般 B/0 制订日期 文件编制作业 指导书 1/8 修订履历 修订后版本 B/0 修订日期 2011-5-4 新版首次发行 修订内容 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

公司三级文件 类 别 EQD 2014-05-04 文件编号 机密等级 版本/ 次 页 次 EQD-QC-001 □机密 ■一般 B/0 制订日期 文件编制作业 指导书 2/8 1.目的: 为落实文件管理,使文件编制、编码管理时,有遵循的依据。

2.适用范围: 适用于本公司范围内与质量管理运行有关的所有文件。

3.定义 3.1 机密级文件 资料文件泄漏后,足以危害到客户、公司、供方的利益,或对公司之营运及声誉有重大、深远影 响的文件资料,(如客户之技术资料、产品开发与技术研究资料、知识产权、营业及限 制特定承办人员办理之特殊文件资料等,由公司特派人员进行管理)。

3.2 一般级文件 除机密级以外,其它的文件资料均属之 4.职责 4.1 制作人员:按实际作业制订/修订变更文件内容及版次。

4.2 各部门主管:文件之审核、会签、批准 4.3 品管部对质量管理文件进行统一编码,并盖章发行存档。

5.作业说明 5.1 文件制作 5.1.1 各部门实际作业需增文件时,应按文件模版形式自行编写文件草案,呈部门主管核准。

若 有意见应于部门内协调,并自行修正草案。

5.1.2 新制作质量环境系统文件(包括表单)由制作部门拟定草稿,经部门主管审查后,填写文件 制订/修订申请单, a)在申请单“制订即首次发行”前“□”内打“√”表示是新制订的文件, b)按《文件和资料控制程序》内规定的文件类别,在相应的文件类别前“□”内打“√” c)将“文件名称、制订版本、总页数、申请部门、申请人”信息填好,申请编号由文控中 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

公司三级文件 类 别 EQD 2014-05-04 文件编号 机密等级 版本/ 次 页 次 EQD-QC-001 □机密 ■一般 B/0 制订日期 文件编制作业 指导书 3/8 心统一。

d)明确写明“申请原因”,并将制订内容大致题纲填写在“制订/变更内容”栏空白处。

c)决定需会签部门,填写会签部门并在需会签主管栏空白内打“√”,或明确拟定会签主 管。

e)提交部门主管签字确认。

5.1.3 系统文件草案(包括表单)完成后,由制作部门向品质部文控中心申请文件编号。

5.1.4 若系统文件为修订文件,应与文控中心核对版次;并将最新版本填写在文件制订/修订申 请单内, a)在申请单“修订”前“□”内打“√”表示是文件需进行修订, b)按《文件和资料控制程序》内规定的文件类别,在相应的文件类别前“□”内打“√” c)将“文件名称、与文控中心核对版本、总页数、申请部门、申请人”信息填好。

d)明确写明“申请原因”,并将修订前内容及修订后内容填写在“制订/变更内容”栏空 白处。

c)决定需会签部门,填写会签部门并在需会签主管栏空白内打“√”,或明确拟定会签主 管。

e)提交部门主管签字确认。

5.1.5 制作部门确认文件审核主管及会签部门,将文件封面进行填写好,并提交部门负责人审 核,手册提理者代表审核。

经审核后,开始进入会签流程。

5.1.6 各会签部门主管应仔细阅读文件(包括表单)草案,若同意则在“无意见”前“□”内打 “√” ,若有意见则在“有”前“□”内打“√” ,把意见反馈给申请部门并予以检讨确认。

会签部门需明确部门需求文件份数,并填写在最后一栏,系统文件完成会签后,将文件草 案呈部门负责人作审核。

以上会签内容各部门填写时不可为空。

5.1.7 部门负责人应仔细阅读文件草案,对各部门会签之意见予以核决,并在相应的处理意见前 ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

公司三级文件 类 别 EQD 2014-05-04 文件编号 机密等级 版本/ 次 页 次 EQD-QC-001 □机密 ■一般 B/0 制订日期 文件编制作业 指导书 4/8 “□”内打“√”,若有其他综合意见可在空白片填写,必要时可召集相关部门主管开会, 共同审核草案内容,并达成会议决议,形成统一意见。

5.1.8 会签完成后制作部门于部门负责人核决后,依部门负责人之决议修改文件内容,以完成文 件原稿后,呈管理者代表批准,手册提交总经理批准,并送品管部文控中心盖章发行,同 时将发行系统类文件的原版文件资料(媒体档)交送品质文控中心存盘。

品质部依文件发行 相关规定执行文件发行作业。

5.1.9文件需依照核决权限经审核批准后送品质部文控中心盖章发行受控。

文件核准权限: 文件类别 手册 程序文件 作业文件、 部门指派人员 管理规范等 表单 5.2 文件內容 5.2.1 文件拟定內容原则上包含: A.目的:执行该文件后之预期结果且能符合 ISO9001 及 ISO14001 的规定。

B.范围:该文件所涵盖之组织或作业范围。

C.定义:针对部分特殊名词或本文件内专用名词予以解释。

D.职责:说明本文件权责单位所处理事情。

E.作业说明:详述本文件内执行,审查,核准及判定程序。

F.使用表单:执行相关作业程序或作业办法后,必须填写之表单,记录报表 G.附件:针对文件需要附带的资料。

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 编制 审核 批准 总经理 会签 各部门主管 相关主管 相关主管 管理者代表指派人员 管理者代表 部门指派人员 部门负责人 管理者代表 部门负责人 副总经理 依附二﹑三阶文件核准后使用

公司三级文件 类 别 EQD 2014-05-04 文件编号 机密等级 版本/ 次 页 次 EQD-QC-001 □机密 ■一般 B/0 制订日期 文件编制作业 指导书 5/8 5.3.1 文件格式要求美观,编辑格式 A.以本公司办公自动化系统中的软件为限(如:Microsoft word, excel 等);字体为宋体, 字号为小四(12 号), 1.5 倍的行距, 但重要内容可视具体情况而定, 文件文字皆为宋体。

B.页码编制原则:从封面次页开始,以阿拉伯数字连续编页,即 1.2.3 等。

5.3.2 内容格式: A.内容依次为封面、目的、范围、职责、名词解释、工作程序、相关文件、记录(表单)、 附件。

B.内页每页均需标示:文件名称、文件编号、版次、页数。

C.标号采取数字或英文字符等区分,目录与报告内容及标号均应一致。

内文段落标号: 1 标题一 1.1 标题二 1.1.1 标题三 A 标题四 B 标题四 a 标题五 b 标题六 1.2 2 2.1 2.1.1 A B a ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

公司三级文件 类 别 EQD 2014-05-04 文件编号 机密等级 版本/ 次 页 次 EQD-QC-001 □机密 ■一般 B/0 制订日期 文件编制作业 指导书 6/8 b 2.2 5.3 文件编码原则: 5.3.1 一、二阶文件编号原则 □□□□/□□□-□□□ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 A.第 1-4 码:固定为 JKNY,公司代号,表示晶科能源。

B.第 5-7 码:文件层次 EQM—质量手册(一阶) C.第 8-10 码:流水号. 5.3.2 三阶文件编号原则 □□□/□□- □□□ 1 2 3 4 5 6 7 8 A.第 1-3 码:文件层次 EQD—作业文件(三阶) C.第 4-5 码:表示发文单位代码 制造部(MA) 人力资源部(HR) 财务部 (FI) 总经办(TA) 注: 以上为英文缩写-制造部 (Manufacturing) 、 品质管理部 (Quality control) 、 技术部 (Technology) 、 采购部 (Purchasing) 、 人力资源(Human resources)、销售部(Sales) 、设备部(Equipment)、行政部(istrative) 、财务部(Finance) 、 PMC 仓储部(PMC and Storage) 、研发部 (research and development)、系统保障部(System security) 、总经办(Total agency)。

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ EQP--作业程序(二阶) 品质管理部(QC) 技术部(TE) 销售部(SA) PMC 仓储部(PS) 设备部(EQ) 研发部 (RD) 采购部(PU) 行政部(AD) 系统保障部(SS)

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